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GAD ( Gestione Archivio Documentale )
Il GAD è il programma per la Gestione dell’Archivio Documentale, una sorta di armadio virtuale in cui poter caricare, consultare, condividere e stampare, anche a distanza, tutta la documentazione aziendale. XENIANET Srl propone uno strumento informatico ideale per tutte quelle aziende che intendano ridurre i tempi ed i costi connessi alle attività di archiviazione, trattamento, distribuzione e scambio dei documenti, ottenendo in tal modo un consistente miglioramento dell'efficienza dell'organizzazione aziendale interna ed esterna (verso clienti, fornitori, partner, etc.). XENIANET Srl offre, altresì, una soluzione programmabile in base alle esigenze aziendali e flessibile, integrabile facilmente con le altre applicazioni dell’impresa.
Il programma di Gestione dell’Archivio Documentale proposto da XENIANET Srl è strutturato in modo tale da ottimizzare al massimo l’archivio di:
- Fax
- Contratti
- Fatture
- Ordinativi
- Offerte
- Software
- Documenti riservati
e qualsiasi altro documento aziendale, in modo facile e lineare, con la creazione di cartelle e sottocartelle. L'architettura, interamente web based, ed un'infrastruttura logica basata su livelli separati, forniscono un modello ideale per l'erogazione di servizi in modalità ASP.
Le finalità dell’Archivio Documentale sono:
- Acquisizione della documentazione cartacea mediante scanner piano con ADF (Alimentatore automatico di fogli)
- Indicizzazione dei documenti mediante assegnazione di caratteristiche e codici univoci quali:
- progressivi numerici
- dati identificativi di pratiche e clienti
- data di scansione
per il successivo ritrovamento di quel determinato documento
Operazioni di ricerca di ogni singolo documento mediante determinate informazioni. I metodi di ricerca disponibili sono flessibili e si adattano ad ogni esigenza. Tra di essi citiamo:
- Ricerca per singola chiave
- Ricerca mediante interrogazione SQL
- Ricerca per browse
- Ricerca sequenziale
- Ricerca per contenuto
Nel dettaglio:
Ricerca per singola chiave
Con questo sistema si può reperire un Documento utilizzando una delle Chiavi con cui è stato classificato. E' probabilmente il metodo più semplice e rapido. Ad esempio in un ipotetico 'Archivio Corrispondenza' si potrebbe trovare una lettera utilizzando il campo Mittente, oppure il campo Data o il campo Protocollo.
Ricerca mediante interrogazione SQL
Questo è indubbiamente il sistema più flessibile di ricerca. Si può trovare un Documento od un gruppo di documenti impostando una serie di condizioni anche contemporaneamente su tutti quanti i campi chiave del Documento. Ad esempio in un ipotetico 'Archivio Protocollo' si potrebbero trovare tutte quelle lettere in cui il campo Data sia contenuto in un certo intervallo ed il campo Mittente sia uguale ad un certo nome; mentre in un ipotetico 'Archivio Fatture' si potrebbero reperire tutte quelle fatture con il campo Importo maggiore di un certo numero emesse soltanto da un certo elenco di Ditte.
Le condizioni impostabili per ciascun campo sono tutte quelle previste dal linguaggio di interrogazione SQL. Inoltre anche chi non conosce tale linguaggio, grazie alla funzione di Assistente SQL, può effettuare sofisticate ricerche in maniera visuale, senza scrivere una sola parola. Tutte le interrogazioni possono essere parametrizzate e riutilizzate in qualsiasi momento.
Ricerca per browse
Tale metodo di ricerca è molto indicato nei casi in cui si vuole avere una visione generale dell' Archivio. Infatti viene presentato un vero è proprio elenco ordinato dei Documenti archiviati con le rispettive chiavi identificative. L' ordine dei documenti può essere cambiato in maniera immediata.
Inoltre tale elenco tabellare può essere fatto scorrere in lungo ed in largo e ci si può selezionare il Documento desiderato a cui si avrà immediato accesso.
Ricerca sequenziale
E' esattamente lo stesso tipo di ricerca che viene effettuata manualmente in uno schedario. Si possono scorrere in avanti ed in dietro le schede con le Chiavi identificative dei Documenti, e scegliere così quello richiesto. Anche qui l' ordine dei documenti può essere cambiato in maniera immediata.
Inoltre lo scorrimento può essere automatizzato, in modo che venga proposto in automatico il documento seguente ad intervalli regolari di tempo fino a che l' utente non interrompe il processo.
Ricerca per contenuto
E' il sistema di ricerca più potente. Infatti si può trovare un documento conoscendo una qualsiasi parola o radice di parola contenuta in una Pagina qualsiasi del Documento da trovare, senza utilizzare nessuna delle Chiavi con cui è stato identificato il Documento. Si pensi a come può essere utile in ogni situazione. Ad esempio in un ipotetico 'Archivio Rassegna Stampa' si potrebbe trovare un articolo di giornale utilizzando una qualsiasi parola in esso contenuta. Dopo aver trovato un Documento memorizzato in un Archivio, il programma permette di consultare ed utilizzare le Pagine in esso contenute in modo estremamente naturale ed intuitivo.
Le pagine del documento elettronico possono essere infatti sfogliate esattamente come per un documento fisico. Si può passare da una pagina alla seguente o alla precedente, saltare alla prima pagina del documento o all' ultima, selezionare direttamente una certa pagina e passare direttamente a quella.
Naturalmente si possono vedere contemporaneamente più pagine, dello stesso Documento o anche di Documenti differenti, e con le funzione di antialiasing disponibili (preserve-black e scale-to-gray), che migliorano la qualità dell' immagine, la consultazione risulta soddisfacente anche su computer dotati di monitor funzionanti in bassa risoluzione.
Per rendere più agevole la visualizzazione delle singole Pagine, il software permette a disposizione diverse utilissime funzioni che possono far avanzare, ingrandire, ridurre, ruotare e capovolgere il contenuto della Pagina. In più se una Pagina contiene una registrazione audio o un filmato, se ne può avviare ed arrestare la riproduzione in qualsiasi momento e da qualsiasi punto!
Oltre che visualizzate, le Pagine possono essere anche stampate con una qualsiasi stampante collegata al sistema: se ne otterrà, istantaneamente, una copia in tutto e per tutto conforme all' originale, come se si stesse usando una fotocopiatrice di alta qualità !
Sono disponibili finanche delle funzioni che permettono di migliorare la qualità delle Pagine contenenti immagini, cambiarne il contrasto, la luminosità, la nitidezza, aumentarne o diminuirne le dimensioni, effettuare ritagli.
Le pagine dei documenti possono essere esportate come files in diversi formati standard (pdf, tif, etc...), così da poter essere distribuite a terzi o riutilizzate con altri programmi di grafica, di elaborazione testi, di visualizzazione, etc.... Si può anche inviarle direttamente mediante fax o posta elettronica.
Con un documento elettronico si riesce a fare tutto quello che si fa con un documento cartaceo, e molto di più !
I principali vantaggi che può apportare l'archiviazione ottica dei documenti sono:
Riduzione estrema degli spazi dedicati all'archivio
Minimizzazione dei costi di gestione
Riservatezza e sicurezza totale degli archivi
Inalterabilità dei documenti
Condivisione istantanea e ufficio senza carta
Aumento della produttività dovuto all’eliminazione di tempi morti
Integrazione multimediale dei dati, con un’informazione più completa, più immediata e meglio fruibile.
Miglioramento dell' immagine aziendale
Caratteristiche di una postazione per l'acquisizione
Il programma non richiede particolari dispositivi hardware e si adatta alle più diverse situazione. E' evidente che, nel caso si debbano acquisire molti documenti, la disponibilità di un Personal Computer di discreta capacità e velocità, agevola enormemente il lavoro. Particolare attenzione va prestata agli scanner. Vi sono numerosi dispositivi in commercio ma quelli adatti per l'acquisizione dei documenti devono avere due caratteristiche peculiari.
• La velocità (almeno 15 / 20 pagine al minuto)
• Un driver completamente pilotabile (ideali sono i driver Twain Cfm).
Per l'acquisizione di immagini a colori, possono essere collegate fotocamere digitali, preferibilmente con interfaccia Twain.
Per il corretto funzionamento dell'archiviazione documentale nonché per ridurre i tempi di scansione alla luce dei volumi di lavoro prospettatici, suggeriamo che i dispositivi hardware abbiano le seguenti caratteristiche minime:
- SCANNER PIANO CON ADF
- Tipo di scanner Tipo Flatbed, fronte-retro, desktop
- Tecnologia CCD
- Memoria 32 MB o superiore
- Interfacce: SCSI-2, RS232-C + Video Opzional
- Pannello operatore Visore LCD con tasti funzione
- Alimentazione carta Automatica o manuale
- Capacità ADF 100 fogli o superiore
- Sorgente luminosa Lampada bianca
- Risoluzione ottica 400 dpi o superiore
- Risoluzione di output 400, 300, 240, 200 dpi (selezionabili)
- Livelli interni toni di grigio: monocromatico: 256 livelli
- Halftone pattern: retinato (pattern definibile), error diffusion
- Velocità di scansione: 50 pagine (f) o 90 facciate, (f-r) al minuto (A4, 200 dpi, portrait)
- Formato video uscita: Binario, retinato, toni di grigio
- Formato documenti: minimo: A8 - massimo: A3 o Double Letter
- Grammatura carta (ADF): da 52 g/m2 a 127 g/m2
- Funzioni di elaborazione schemi di resinatura selezionabili
- binarizzazione automatica
- Separazione automatica fra testo e foto
- Ingrandimenti da 25% a
100% con incremento 1%
- Estrazione del profilo
- Enfatizzazione immagine
- Immagine speculare
- Inversione immagine
- Rimozione punti spuri
- Determinazione dinamica della soglia di contrasto
- Selezione della curva di soglia
- Raffinamento linee
- Velocità di lettura 50 ppm da ADF (A4, 200 dpi, Portrait, Fronte) 90 ipm da ADF (A4, 200 dpi, Portrait, Fronte/Retro)
- Processore Intel® Pentium® III /866 MHz o superiore
- Front Side Bus 133 MHz o superiore
- Memoria ECC 64MB/1,5GB o superiore
- Video Card ATi Rage AGP 8MB o superiore
- Controller SCSI 2 Canali Ultra 160 o superiore
Fino a 5 HDD Hot Swap o superiore
- Alimentatori fino a due 337W Hot Plug o superiore
- Ethernet 10/100 PCI o superiore
- Versione Rack 6U o superiore
a. Lato Server
Il software per l'acquisizione della documentazione cartacea, la gestione dello scanner e la successiva indicizzazione è sviluppato in ambiente Microsoft Visual Basic, con una base dati compatibile con le più diffuse applicazioni Microsoft sotto il sistema operativo Microsoft Windows.
b. Lato client
Per le operazioni di consultazione e ricerca delle informazioni archiviate ed indicizzate non vi è bisogno di alcun software da installare, poiché il sistema si avvale delle moderne tecnologie che fanno uso di strumenti che permettono l'utilizzo dei software attraverso Microsoft Internet Explorer. Il vantaggio principale di questo tipo di applicazioni è la velocità di esecuzione, l'utilizzo su macchine anche non estremamente potenti, la facilità di assistenza e manutenzione che viene comunque effettuata soltanto dal lato server e non per ogni client che utilizza l'applicazione stessa.
Ne scaturiscono, quindi, svariati vantaggi derivanti dalla velocità di esecuzione in caso di malfunzionamenti del sistema, di aggiornamenti del programma con nuove funzionalità, che non abbisognano di installazioni su ogni macchina che utilizza l'applicazione per la consultazione e la ricerca, ma solamente sulla macchine che funge da server per l'archiviazione e l'indicizzazione.
E' previsto un addestramento all'utilizzo del software, sia per quanto concerne l'utilizzo dal lato server, sia quello dal lato client. Per quanto riguarda l' utilizzo dell'applicazione dal lato server, l'addestramento si svilupperà sulle modalità di corretto utilizzo dello scanner secondo standard prefissati (velocità, stato dei documenti cartacei, risoluzione, dimensioni dell'immagine acquisita) oltre che sulle modalità di utilizzo dell'interfaccia per la generazione di protocolli univoci al fine dell'identificazione successiva del materiale archiviato.
Dal lato client la formazione del personale consisterà nell'illustrazione dell'interfaccia di ricerca e consultazione del materiale archiviato attraverso l'utilizzo di Microsoft Internet Explorer.
Sono previsti dei tempi di addestramento estremamente brevi poiché, dal lato server la procedura è quasi completamente automatizzata ed i dati da introdurre da parte dell'operatore saranno richiesti soltanto all'inizio della procedura di scansione per determinare a quale pratica o a quale cliente il materiale che si sta archiviando appartiene. Per quanto riguarda, invece, il lato client la procedura utilizza uno strumento di interfaccia già ben conosciuto da chi opera in internet e l'addestramento consisterà semplicemente nella spiegazione dell'utilizzo dei criteri di ricerca del materiale archiviato (parametrizzazione).
E' previsto un manuale utente dove saranno contenute le informazioni per il corretto utilizzo del sistema sia dal lato server che dal lato client; esso consentirà anche agli utenti meno esperti, attraverso una rapida e facile consultazione, l'uso del software.
Eventuale installazione di sistemi Juke-Box di cd rom per l'archiviazione permanente automatizzata.
• Eventuale apertura del sistema software di archiviazione documentale alla rete internet per la ricerca e consultazione dall'esterno.
• Installazione e configurazione di un gateway e firewall per la creazione di una VPN (Virtual Private Network) per la ricerca e la consultazione INTERNET della documentazione archiviata.
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