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Soluzione per l'archiviazione ottica dei documenti.

1.Caratteristiche del programma

Le finalità dell' "Archiviazione documentale" sono:

l'acquisizione della documentazione cartacea mediante scanner piano con ADF (Alimentatore automatico di fogli);
l'assegnazione di caratteristiche univoche quali un progressivo numerico, la pratica di appartenenza per ogni singolo documento nonché il cliente e la data di scansione del singolo documento per la successiva indicizzazione ed operazioni di ricerca.

Vediamo nel dettaglio le singole voci:

a. Acquisizione mediante Scanner ADF
L'acquisizione della documentazione cartacea avviene attraverso uno strumento denominato scanner che, attraverso un alimentatore automatico di fogli, provvede alla digitalizzazione ed alla successiva compressione così da renderli disponibili per l'archiviazione sul server.
I documenti potranno essere sistemati sull'alimentatore automatico di fogli e lo scanner provvederà, automaticamente alla scansione degli stessi ed all'archiviazione sul server. All'atto dell'inizio della procedura di acquisizione verranno richiesti i dati identificativi della pratica e del cliente, nonché se tutti i documenti posizionati sullo scanner appartengono alla stessa pratica ed allo stesso cliente.

b. Indicizzazione mediante identificativi univoci

L' archiviazione dei documenti, una volta terminata l' acquisizione, avviene attraverso una particolare indicizzazione formata da una serie di codici univoci che contribuiscono al successivo ritrovamento di quel documento o di un insieme di documenti facenti parte della stessa pratica o dello stesso cliente, mediante una interfaccia di ricerca.

Mediante determinate informazioni è possibile ricercare i documenti archiviati così da essere disponibili in ogni momento per la stampa o per la semplice consultazione.
Non c'è nulla di più facile che recuperare il Documento desiderato nell' enorme massa di informazioni memorizzate e gestite: basta avere una sola traccia per poter accedere immediatamente alle informazioni di cui si necessita!
I metodi di ricerca disponibili sono flessibili e si adattano ad ogni esigenza.

Tra i molteplici disponibili ricordiamo:

Ricerca per singola chiave

Con questo sistema si può reperire un Documento utilizzando una delle Chiavi con cui è stato classificato. E' probabilmente il metodo più semplice e rapido. Ad esempio in un ipotetico 'Archivio Corrispondenza' si potrebbe trovare una lettera utilizzando il campo Mittente, oppure il campo Data o il campo Protocollo.

Ricerca mediante interrogazione SQL

Questo è indubbiamente il sistema più flessibile di ricerca. Si può trovare un Documento od un gruppo di documenti impostando una serie di condizioni anche contemporaneamente su tutti quanti i campi chiave del Documento. Ad esempio in un ipotetico 'Archivio Protocollo' si potrebbero trovare tutte quelle lettere in cui il campo Data sia contenuto in un certo intervallo ed il campo Mittente sia uguale ad un certo nome; mentre in un ipotetico 'Archivio Fatture' si potrebbero reperire tutte quelle fatture con il campo Importo maggiore di un certo numero emesse soltanto da un certo elenco di Ditte.
Le condizioni impostabili per ciascun campo sono tutte quelle previste dal linguaggio di interrogazione SQL. Inoltre anche chi non conosce tale linguaggio, grazie alla funzione di Assistente SQL, può effettuare sofisticate ricerche in maniera visuale, senza scrivere una sola parola. Tutte le interrogazioni possono essere parametrizzate e riutilizzate in qualsiasi momento.

Ricerca per browse

Tale metodo di ricerca è molto indicato nei casi in cui si vuole avere una visione generale dell' Archivio. Infatti viene presentato un vero è proprio elenco ordinato dei Documenti archiviati con le rispettive chiavi identificative. L' ordine dei documenti può essere cambiato in maniera immediata.
Inoltre tale elenco tabellare può essere fatto scorrere in lungo ed in largo e ci si può selezionare il Documento desiderato a cui si avrà immediato accesso.

Ricerca sequenziale

E' esattamente lo stesso tipo di ricerca che viene effettuata manualmente in uno schedario. Si possono scorrere in avanti ed in dietro le schede con le Chiavi identificative dei Documenti, e scegliere così quello richiesto. Anche qui l' ordine dei documenti può essere cambiato in maniera immediata.
Inoltre lo scorrimento può essere automatizzato, in modo che venga proposto in automatico il documento seguente ad intervalli regolari di tempo fino a che l' utente non interrompe il processo.

Ricerca per contenuto

E' il sistema di ricerca più potente. Infatti si può trovare un documento conoscendo una qualsiasi parola o radice di parola contenuta in una Pagina qualsiasi del Documento da trovare, senza utilizzare nessuna delle Chiavi con cui è stato identificato il Documento. Si pensi a come può essere utile in ogni situazione. Ad esempio in un ipotetico 'Archivio Rassegna Stampa' si potrebbe trovare un articolo di giornale utilizzando una qualsiasi parola in esso contenuta. Dopo aver trovato un Documento memorizzato in un Archivio, il programma permette di consultare ed utilizzare le Pagine in esso contenute in modo estremamente naturale ed intuitivo.
Le pagine del documento elettronico possono essere infatti sfogliate esattamente come per un documento fisico. Si può passare da una pagina alla seguente o alla precedente, saltare alla prima pagina del documento o all' ultima, selezionare direttamente una certa pagina e passare direttamente a quella.
Naturalmente si possono vedere contemporaneamente più pagine, dello stesso Documento o anche di Documenti differenti, e con le funzione di antialiasing disponibili (preserve-black e scale-to-gray), che migliorano la qualità dell' immagine, la consultazione risulta soddisfacente anche su computer dotati di monitor funzionanti in bassa risoluzione.
Per rendere più agevole la visualizzazione delle singole Pagine, il software permette a disposizione diverse utilissime funzioni che possono far avanzare, ingrandire, ridurre, ruotare e capovolgere il contenuto della Pagina. In più se una Pagina contiene una registrazione audio o un filmato, se ne può avviare ed arrestare la riproduzione in qualsiasi momento e da qualsiasi punto!
Oltre che visualizzate, le Pagine possono essere anche stampate con una qualsiasi stampante collegata al sistema: se ne otterrà, istantaneamente, una copia in tutto e per tutto conforme all' originale, come se si stesse usando una fotocopiatrice di alta qualità !
Sono disponibili finanche delle funzioni che permettono di migliorare la qualità delle Pagine contenenti immagini, cambiarne il contrasto, la luminosità, la nitidezza, aumentarne o diminuirne le dimensioni, effettuare ritagli.
Le pagine dei documenti possono essere esportate come files in diversi formati standard (pdf, tif, etc...), così da poter essere distribuite a terzi o riutilizzate con altri programmi di grafica, di elaborazione testi, di visualizzazione, etc.... Si può anche inviarle direttamente mediante fax o posta elettronica.
Con un documento elettronico si riesce a fare tutto quello che si fa con un documento cartaceo, e molto di più !

2. Vantaggi dell'applicazione

Quindi i principale vantaggi che può darvi l'archiviazione ottica dei documenti sono:
La riduzione degli spazi dedicati all' archivio è estrema: si passa dai molti metri cubi necessari per contenere montagne di carta, ai pochissimi centimetri cubi necessari a contenere le stesse informazioni
Minimizzazione dei costi di gestione: meno

costosissimo spazio occupato, meno personale necessario ad archiviare, riordinare e ricercare manualmente documenti a volte introvabili.
La riservatezza e la sicurezza degli archivi è totale: i documenti non sono alla portata di tutti, ma sono accessibili solo a chi è abilitato.
Inalterabilità dei documenti: niente perdite accidentali o dolose di documenti, niente più documenti sbiaditi, strappati o macchiati.
Condivisione istantanea e ufficio senza carta: non più documenti cartacei che passano da una scrivania ad un' altra, ma condivisione totale ed immediata, anche via Internet.
Aumento della produttività: eliminazione di tempi morti e più tempo per pensare, decidere ed agire
Integrazione multimediale dei dati: informazione più completa, più immediata e meglio fruibile.
Miglioramento dell' immagine aziendale: risposte sempre pronte e certe, in qualsiasi momento.

3. Requisiti hardware

Caratteristiche di una postazione per l'acquisizione
Il programma non richiede particolari dispositivi hardware e si adatta alle più diverse situazione. E' evidente che, nel caso si debbano acquisire molti documenti, la disponibilità di un Personal Computer di discreta capacità e velocità, agevola enormemente il lavoro. Particolare attenzione va prestata agli scanner. Vi sono numerosi dispositivi in commercio ma quelli adatti per l'acquisizione dei documenti devono avere due caratteristiche peculiari.· La velocità (almeno 15 / 20 pagine al minuto) · Un driver completamente pilotabile (ideali sono i driver Twain Cfm). Per l'acquisizione di immagini a colori, possono essere collegate fotocamere digitali, preferibilmente con interfaccia Twain.

Per il corretto funzionamento dell'archiviazione documentale nonché per ridurre i tempi di scansione alla luce dei volumi di lavoro prospettatici, suggeriamo che i dispositivi hardware abbiano le seguenti caratteristiche minime:

SCANNER PIANO CON ADF

SPECIFICHE TECNICHE E REQUISITI MINIMI

Tipo di scanner Tipo Flatbed, fronte-retro, desktop
Tecnologia CCD
Memoria 32 MB o superiore
Interfacce: SCSI-2, RS232-C + Video Opzionale
Pannello operatore Visore LCD con tasti funzione
Alimentazione carta Automatica o manuale
Capacità ADF 100 fogli o superiore
Sorgente luminosa Lampada bianca
Risoluzione ottica 400 dpi o superiore
Risoluzione di output 400, 300, 240, 200 dpi (selezionabili)
Livelli interni toni di grigio: monocromatico: 256 livelli
Halftone pattern: retinato (pattern definibile), error diffusion
Velocità di scansione: 50 pagine (f) o 90 facciate, (f-r) al minuto (A4, 200 dpi, portrait).
Formato video uscita: Binario, retinato, toni di grigio
Formato documenti: minimo: A8 - massimo: A3 o Double Letter
Grammatura carta (ADF): da 52 g/m2 a 127 g/m2
Funzioni di elaborazione schemi di resinatura selezionabili
binarizzazione automatica
Separazione automatica fra testo e foto
Ingrandimenti da 25% a
100% con incremento 1%
Estrazione del profilo
Enfatizzazione immagine
Immagine speculare
Inversione immagine
Rimozione punti spuri
Determinazione dinamica della soglia di contrasto
Selezione della curva di soglia
Raffinamento linee
Velocità di lettura 50 ppm da ADF (A4, 200 dpi, Portrait, Fronte)
90 ipm da ADF (A4, 200 dpi, Portrait, Fronte/Retro)

PC SERVER
SPECIFICHE TECNICHE E REQUISITI MINIMI
Processore Intel® Pentium® III /866 MHz o superiore
Front Side Bus 133 MHz o superiore
Memoria ECC 64MB/1,5GB o superiore
Video Card ATi Rage AGP 8MB o superiore
Controller SCSI 2 Canali Ultra 160 o superiore
Fino a 5 HDD Hot Swap o superiore
Alimentatori fino a due 337W Hot Plug o superiore
Ethernet 10/100 PCI o superiore
Versione Rack 6U o superiore

4. Ambiente operativo

a. Lato Server
Il software per l'acquisizione della documentazione cartacea, la gestione dello scanner e la successiva indicizzazione è sviluppato in ambiente Microsoft Visual Basic, con una base dati compatibile con le più diffuse applicazioni Microsoft sotto il sistema operativo Microsoft Windows.

b. Lato client

Per le operazioni di consultazione e ricerca delle informazioni archiviate ed indicizzate non vi è bisogno di alcun software da installare, poiché il sistema si avvale delle moderne tecnologie che fanno uso di strumenti che permettono l'utilizzo dei software attraverso Microsoft Internet Explorer. Il vantaggio principale di questo tipo di applicazioni è la velocità di esecuzione, l'utilizzo su macchine anche non estremamente potenti, la facilità di assistenza e manutenzione che viene comunque effettuata soltanto dal lato server e non per ogni client che utilizza l'applicazione stessa.

Ne scaturiscono, quindi, svariati vantaggi derivanti dalla velocità di esecuzione in caso di malfunzionamenti del sistema, di aggiornamenti del programma con nuove funzionalità, che non abbisognano di installazioni su ogni macchina che utilizza l'applicazione per la consultazione e la ricerca, ma solamente sulla macchine che funge da server per l'archiviazione e l'indicizzazione.

5. Addestramento all'uso

E' previsto un addestramento all'utilizzo del software, sia per quanto concerne l'utilizzo dal lato server, sia quello dal lato client. Per quanto riguarda l' utilizzo dell'applicazione dal lato server, l'addestramento si svilupperà sulle modalità di corretto utilizzo dello scanner secondo standard prefissati (velocità, stato dei documenti cartacei, risoluzione, dimensioni dell'immagine acquisita) oltre che sulle modalità di utilizzo dell'interfaccia per la generazione di protocolli univoci al fine dell'identificazione successiva del materiale archiviato.
Dal lato client la formazione del personale consisterà nell'illustrazione dell'interfaccia di ricerca e consultazione del materiale archiviato attraverso l'utilizzo di Microsoft Internet Explorer.

Sono previsti dei tempi di addestramento estremamente brevi poiché, dal lato server la procedura è quasi completamente automatizzata ed i dati da introdurre da parte dell'operatore saranno richiesti soltanto all'inizio della procedura di scansione per determinare a quale pratica o a quale cliente il materiale che si sta archiviando appartiene. Per quanto riguarda, invece, il lato client la procedura utilizza uno strumento di interfaccia già ben conosciuto da chi opera in internet e l'addestramento consisterà semplicemente nella spiegazione dell'utilizzo dei criteri di ricerca del materiale archiviato (parametrizzazione).

6. Manualistica

E' previsto un manuale utente dove saranno contenute le informazioni per il corretto utilizzo del sistema sia dal lato server che dal lato client; esso consentirà anche agli utenti meno esperti, attraverso una rapida e facile consultazione, l'uso del software.
7. Espansioni del sistema
· Eventuale installazione di sistemi Juke-Box di cd rom per l'archiviazione permanente automatizzata.
· Eventuale apertura del sistema software di archiviazione documentale alla rete internet per la ricerca e consultazione dall'esterno.
· Installazione e configurazione di un gateway e firewall per la creazione di una VPN (Virtual Private Network) per la ricerca e la consultazione INTERNET della documentazione archiviata.

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